2-4-2 グループウェア

Last update 2012.02.18

ビジネスシーンにおいてノウハウや市場動向等の「企業情報」は貴重な財産であるが、この貴重な財産を個人資産として眠らせてはいないだろうか?

現代社会において「情報」は血液同じである。一昔前であればノウハウや市場動向などは個人が所有し、その人のスキルとして評価されていたが、情報化社会において個人が収集/整理出来る情報量に限界が見えてきた。これからは個人が持っている情報を整理し社内で広く流通させ会社が持つ情報として活用しなくては厳しい競争の中で生き抜くことは難しいだろう。つまり、個人で得た情報をいかに流通させ、情報を必要としている人がどれだけ素早く入手出来るようにするかが課題である。「僕の知っていることはすべて提供するから、僕の知らないことを教えてくれ」と言うスタンスを会社レベルで実施するのである。

ファイル、プリンタなどのリソース共有であればネットワーク対応のOSとLAN機材だけの導入でなんとか実現可能であるが「情報」の共有となるとOSが持つ機能だけ実現するのは困難になってくる。確かに、ワープロの文書ファイルや、表計算のワークシートを共有にする方法もあるが、この方法では一覧性と情報の検索性に欠けている。

ここで登場するのがNotesを筆頭にした「グループウェア」だ。グループウェアは情報の共有を目的に開発されたシステムなので、一覧性や検索等の使い勝手は申し分ない。最近まで「グループウェア=Notes」といった図式が成り立っていたが、インターネットテクノロジーを活用したサイボウズ等ユニークな製品も数多く発売されこの一年で情勢は大きく変わりつつある。

グループウェアの良さは、時間の壁を超えることにある。たとえば電子会議室を例にすると、電子会議室への参加者はついでも自分の都合の良い時間に会議に参加する事が出来る。普通の会議は参加者が同じ時間に集合する必要があるのとは大きな違いだ。また公開会議であれば議事の進行具合を誰もが閲覧でき、意見がある社員は自分の都合が良い時間に会議で意見を述べる事も可能だ。従来投書箱等を使った一方通行の情報ではなく完全に双方向のコミュニケーションが可能となるのである。

電子掲示板は書類の山に埋もれて紛失し易い回覧板の問題点を解決する。誰もがいつでも閲覧出来るので回覧板のように途中で止まって情報が滞る心配もないし、壁に張り出すスペースも必要ない。

グループウェアの更なる利点は、検索性と、再利用性の良さである。紙ベースの情報では一度保管された情報を再度見つけ出すのは一苦労であるが、グループウェアの「検索機能」で簡単に目的の情報を見つけ出す事が可能である。見つけ出した情報はデジタル情報なので、ワープロなどのOAソフトに取り込んで二次加工するのも間単である。

救世主のように思えるグループウェアではあるが、使う側の意識が伴わなければ全く機能しない。これは導入しただけでは効果は出ない事を警告している。「いかに社員の意識を高めるか」が最大のポイントである。その上で「いかに活用してもらうか」を検討すべきであろう。

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